Googe Forms Leitfaden
Ihr Leitfaden für Google Forms – Einfach und schnell Umfragen erstellen

Vorwort

Mit Google Forms einfach und schnell professionelle Umfragen erstellen und auswerten.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie einfach und unkompliziert Umfragen und Abstimmungen erstellen können. Ich nenne Ziele und Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Forms, bevor Sie Ihr erstes eigenes Formular erstellen.

Im nächsten Schritt wird das Erscheinungsbild angepasst, eine Umfrage provisorisch ausgefüllt und das Gesamtergebnis auf einfache Weise grafisch ausgewertet. Außerdem erfahren Sie, wie Sie QR-Codes einsetzen und was diese für Sie tun können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Microsoft Forms, und welche Funktionen hat es?

Führen Sie regelmässig Mitarbeiter- und Kundenbefragungen durch? Microsoft Office 365 bietet hierfür Forms.

Beginne ich mit der grundlegenden Frage: Warum brauchen wir Umfragen?

Früher reichte es aus, ein gutes Produkt zu liefern, um einen hervorragenden Service zu bieten und etwas besser zu sein als die Konkurrenz. Stand heute: Unternehmen und auch Serviceabteilungen müssen heute ihren Service genau optimieren, um erfolgreich zu sein.

Unabhängig von Berufen: ob Verkaufspersonal, IT-Mitarbeitende, Personalverantwortliche, Selbstständige oder Manager. Je besser Sie Ihren Kunden kennen, desto besser werden Sie ihn halten. Wir wollen sicherstellen, dass Ihre Kunden regelmässig zufrieden sind.

Mit Google Forms Ihre Umfragen digitalisieren

Sie können ihre Umfragen digitalisieren. Heutzutage ist es fast notwendig, dass die Umfrage auf jedem beliebigen Gerät durchgeführt werden kann. Mit Microsoft Forms können Sie schnell und einfach Bewertungen, Umfragen und ein Quiz erstellen.

Google Forms bietet zahlreiche Bewertungsmethoden, so dass keine Fachkenntnisse mehr erforderlich sind.

Erstes Formular mit Google Forms erstellen

Nehmen wir als Beispiel mein Einzelunternehmen, Manuela Frenzel – Texte und Beratung.

Erstellung eines neuen Formulares
Erstellung eines neuen Formulares

Ich nenne das Formular: „Kundenbefragung“.

Es ist auch wichtig, den Umfrageteilnehmer herzlich willkommen zu heissen. Zu diesem Zweck eignet sich der Untertitel. Der Kunde sollte sich persönlich angesprochen fühlen. Wichtig ist auch, dass der Zweck dieser Umfrage für ihn offensichtlich ist.

Lassen Sie uns mit der ersten Frage beginnen.

Jetzt klicken wir auf die grüne Schaltfläche «Frage hinzufügen», wodurch mehrere Optionsfelder zu unserer Frage hinzugefügt werden. Sie können die Buttons: Bewertung, das Datum und das Drei-Punkte-Menü wählen.

Die erste Google Forms Frage einrichten.
Die erste Google Forms Frage einrichten.

Für die nächste Frage wählen wir die Sterne-Bewertung. Es soll um die Analyse von Empfehlungen gehen, deshalb fügen wir die folgende Frage ein: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns Ihrem Kollegen, Bekannten oder Freund empfehlen?

Google Forms: Sternchen Bewertungs-Frage
Sternchen Bewertungs-Frage
Beschriftung bei Google Forms einrichten
Beschriftung bei Google Forms einrichten

Außerdem bietet das drei Punkte Menü die Möglichkeit, eine Beschriftung oder einen Untertitel hinzuzufügen.

Um sich ein klareres Bild von der Situation zu machen, eignen sich in der Regel allgemein gestellte Fragen. Fügen wir also hinzu: „Wie zufrieden sind Sie mit unserer Dienstleistung?

Wie Sie mit Google Forms schnell und einfach Umfragen erstellen
Optionsfelder bei Google Forms einbinden

Direkt darunter erscheinen die ersten zwei Optionen, ich ergänze die erste Option mit „absolut zufrieden“, danach „zufrieden“. Um eine weitere Option zur Auswahl bereit zu stellen, klicke ich auf den Button «Option hinzufügen».

Forms speichert die Fragen und Antwort-Optionen automatisch. Sie sehen es rechts oben in der Ecke.

Als nächste Frage können Sie die Möglichkeit mit der Abfrage eines Datums wählen. Die Frage kennzeichne ich als erforderlich.

Datums-Abfrage in Google Forms einbinden
Datums-Abfrage in Google Forms einbinden

Für die exemplarische Kundenbefragung füge ich eine weitere Frage hinzu. Mit dem Menü-Punkt ganz rechts unten haben Sie die Möglichkeit eine Likert-Skala-Befragung einzufügen.

Likert Abfrage in Google Forms einbinden
Likert Abfrage in Google Forms einbinden

Rensis Likert entwickelte diese Technik, um persönliche Meinungen zu quantifizieren. Wir können nun aus einer Vielzahl von Aussagen wählen, denen die Befragten mehr oder weniger stark zustimmen oder widersprechen können, indem wir eine vordefinierte mehrstufige Antwortskala verwenden, was uns eine größere Flexibilität in Bezug auf die Art und Weise gibt, wie wir Dinge messen.

Optionen zu Likert Fragen hinzufügen
Optionen zu Likert Fragen hinzufügen

Ich füge die Likert-Fragestellung in das Formular ein: „Wie wichtig ist Ihnen ein Gesamtangebot: Textdienstleistungen und CMS-Dienstleistungen?“ Direkt unterhalb steht mir eine einfache Likert-Skala zur Verfügung, die ich mit „Aussagen“ und „Optionen“ ergänze.

Die Optionen, die ich nicht benötige, lösche ich, durch den Klick auf das Icon „Papierkorb“.  Auch hier wieder ein Klick in den freien Bereich zur Seite und die Frage steht zur Verfügung.

Tipp: Eine identische Frage kann ich auch mit dem „Kopieren“-Icon duplizieren.

Forms bietet auch eine Möglichkeit, Bilder und Filme in mein Formular zu integrieren. Ich füge eine neue Bewertungs-Anfrage ein und wechsle das Symbol von Stern auf Zahl. Ich stelle folgende Frage: „Wie gefällt Ihnen meine aktualisierte Website?“

Google Forms Medien hochladen
Medien hochladen

Die Beantwortung dieser Frage lasse ich offen und wechsle den Umschalter von erforderlich auf nicht erforderlich. Direkt im Titel erscheint rechts die Möglichkeit, Bilder und Videos hinzuzufügen. Das Einfügen eines Videos ist mit einer YouTube-URL möglich.

Die Integration von Multimedia oder auch die Verwendung von Skalen mit Microsoft Forms ist so ganz einfach umsetzbar.

Design wählen und Bilder hinzufügen

Die Anpassung des Designs schafft direkt Identifikation. Ihr Umfrageformular können Sie in Microsoft Forms Ihren Unternehmensfarben anpassen. Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Design und es zeigen sich verschiedene Möglichkeiten.

Entweder Sie entscheiden sich für eins der angezeigten Hintergrundbilder: wählen es aus und automatisch passt sich der Hintergrund mit den passenden Primärfarben der Farbwahl an.

Sie können auch eigene Hintergrundbilder hinzufügen. Gehen Sie rechts unten auf den Punkt Bild hochladen. Es öffnet sich die Auswahl der Bildersuche. Sie können Ihre Medien über Bing, OneDrive oder direkt von Ihrem Computer hochladen. Bei allen Fragen können Sie Bilder oder ein Icon hinzufügen.

Verzweigungen einsetzen

Es ist einfach, eine Verzweigungslogik in eine Umfrage aufzunehmen. Mit dieser Option kann das Formular in Abhängigkeit von den Antworten auf bestimmte Fragen entsprechend reagieren.

Wenn die nachfolgenden Fragen von dem Kunden nicht mehr zutreffen, wird der Teilnehmer zu einer anderen Gruppe von Fragen weitergeleitet. Lassen Sie uns dies sofort in die Praxis umsetzen.

Mein Beispiel für Manuela Frenzel – Texte und Beratung

Für mich ist diese Frage, wie im Beispiel erforderlich. Als mögliche Antwort 1 entscheide ich mich für „Ja“ und als zweite Antwort für „Nein“.

Klicken sie in dem Frageblock, der eine Verzweigung sein soll, auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Verzweigungen. Sie sehen die Verzweigungsoption. Jetzt bearbeite ich die Möglichkeit, was passiert, wenn der Befragte bei der Frage, „Haben Ihnen meine Blogbeiträge geholfen?“, auf Ja oder auf Nein klickt.

Ich wähle die Frage Nr. 8 – siehe Bild – wenn der Benutzer auf Ja klickt. Erst wenn er „Nein“ anwählt, soll er zu der Frage Nummer 7 geleitet werden: „Warum haben Ihnen meine Blogbeiträge nicht geholfen?“.

So können Sie mit Ihren Fragen und der Verzweigungen die Umfrage steuern.

Verzweigungsmöglichkeit in Google Forms einfügen
Verzweigungsmöglichkeit in Google Forms einfügen
Auswählen der Verzweigungsmöglichkeit
Auswählen der Verzweigungsmöglichkeit

In dem vorbereiteten PDF-Online-Formular Google Forms habe ich Ihnen noch weitere Schritte für Fragen vorbereitet.

Es folgt die letzte Frage: „Wenn Sie einen Wunsch frei hätten, zu welchem Thema wünschen Sie sich einen Blogbeitrag? Jetzt wird es interessant.

Schlussfrage in Google Forms
Schlussfrage in Google Forms

Da der Empfänger mit praktisch jedem Gerät, einschließlich Mobiltelefonen, schnell und effizient auf dieses Formular zugreifen kann, testen Sie die Ansicht Mobiltelefon, um zu sehen, wie das Design aussehen wird.

Formulare gemeinsam bearbeiten

Wenn ich das Formular fertig habe, ist es notwendig es für meinen Kunden freizugeben. Dafür steht die Option „Teilen“ zur Verfügung.

Google Forms Umfrage teilen
Google Forms Umfrage teilen

Ich entscheide, ob jeder, der den Link von mir erhält, das Formular anzeigen und auch gleich bearbeiten kann, oder nur Personen innerhalb meiner Organisation.

Da ich ein Einzelunternehmen bin und die Organisation aus einer Person besteht, also mir 🙂 entscheide ich mich für einen anderen Weg. Ich wähle aus, dass ein Duplikat als Vorlage teile und mit einem Link versende.

Formular auswerten

Als Verantwortlicher für Kundenbefragungen haben Sie gemeinsam mit mir ein geeignetes Umfrageformular für die Zielgruppe entwickelt. Jetzt ist es an der Zeit, einen Blick auf das zu werfen, was wir bisher erreicht haben.

Öffnen Sie in der noch laufenden Befragung den Reiter „Antworten“. Sie erhalten folgende Zusammenfassungsinformationen für unser Formular.

Öffnen der Antworten
Öffnen der Antworten

Die Anzahl der Antworten. Die durchschnittliche Zeit für das Ausfüllen. Es werden alle einzelnen Fragen aufgeführt. Sie bekommen die Anzahl der Sterne, alle Antworten und auch Prozentzahlen angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Kuchendiagramm fahren, erfahren Sie Details. Sie sehen auch, ob Fragen nicht beantwortet wurden.

Die Antworten werden angezeigt
Die Antworten werden angezeigt

Sie erhalten Details zu den Antworten und können das Ergebnis in Excel öffnen. Die Excel-Tabelle wird automatisch aus den momentanen Status zusammenfasst.

Pro Teilnehmer die Antworten einsehen
Pro Teilnehmer die Antworten einsehen

Sie können die Ansicht der verschiedenen Teilnehmer ansehen. Diese Option steht ihnen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung. Je nach Auswahl des Namens bekommen Sie unterhalb alle Fragen aufgeführt, und das jeweilige Ergebnis des einzelnen Teilnehmers.

Ergebnisse der Antworten einsehen oder mit Excel öffnen
Ergebnisse der Antworten einsehen oder mit Excel öffnen

Fantastisch: Microsoft Forms integriert sehr schöne automatisch erstellte Übersichten. Diese lassen sich leicht teilen und zur Weiterverarbeitung in Excel übertragen.

Gesamte Übersicht der grafischen Auswertung
Gesamte Übersicht der grafischen Auswertung

Wenn Sie über das Web Ihr Formular erstellt haben, und es in Excel öffnen, wird immer in dem Augenblick ein Auszug in Excel überführt.

Wenn Sie das Formular aus OneDrive for Business oder Excel Online erstellen, wird von Anfang an eine Excel-Tabelle im Hintergrund erstellt. In dieser werden direkt alle Live-Daten übertragen. Alle neuen Antworten werden sofort der Arbeitsmappe hinzugefügt.

Ein effektiver Tipp
Excel Auswertung der Google Forms Antworten
Excel Auswertung der Google Forms Antworten

Sie können auch einen Power BI-Bericht darauf aufbauen oder die integrierten Funktionen von Excel nutzen, um ein stets aktuelles Dashboard für Kundenumfragen zu erstellen. Probieren Sie es aus.

Formulareinstellungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen

Um zu den Einstellungen zu gelangen, wählen Sie das Kundenbefragungs-Formular. Klicken Sie dann rechts oben die Schaltfläche mit den Auslassungszeichen.

Wählen Sie „Einstellungen“. Nach der Anwahl ergeben sich verschiedene Optionen.

Einstellungen in Google Forms
Einstellungen in Google Forms

Wer dieses Formular ausfüllen darf

Entweder jeder, dem der Link zur Verfügung steht, kann auf dieses Formular antworten, oder nur bestimmte Personen innerhalb Ihrer Organisation können antworten. Bei der Anwahl dieser Option können Sie zusätzlich bestimmen, dass Namen erfasst werden oder die Befragung anonym ist. Sofern Sie Namen erfassen anklicken, können Sie des Weiteren reglementieren, dass nur eine Antwort pro Person möglich ist.

Optionen für Antworten

In der aktuellen Einstellung akzeptieren Sie Antworten. Wenn Sie die Beantwortung zwischendurch unterbrechen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Antworten akzeptieren“, damit Sie die Formulare nicht erneut ausfüllen und abschicken können.

Anwortbelege senden

Sie können eine Empfängernachricht verschicken, die automatisch angezeigt wird. Zum Beispiel. Diese Umfrage ist aktuell geschlossen. Möglich ist auch, ein Fälligkeitsdatum sowie eine E-Mail-Benachrichtigung für jede Antwort hinzuzufügen. Unmittelbar darunter können Sie ein Start- und Enddatum sowie den Zeitrahmen wählen.

Zusammengefasst lässt sich über Google Form sagen

Microsoft Forms hat eine Menge Vorteile. Es ist kein Drittanbieter-Tool, sondern es ist Teil der wachsenden Office 365-Produktfamilie.

Bei dieser zeitgemäßen Form der Umfrage sind eine hohe Akzeptanz und eine hohe Rücklaufquote wahrscheinlich. Sie sind modern und anpassungsfähig. Die internetaffine Zielgruppe erfreut sich an dieser Umfrage-Form mit mobilen Geräten teilzunehmen.

Die folgenden drei Punkte sind ein starkes Argument dafür, dass Forms vor allem schnell ist.

  • Einfach und mühelos Formulare erstellen.
  • Zweitens ist die gemeinsame Nutzung sehr einfach. Bis zu 5.000 interne und externe Personen können gleichzeitig kontaktiert werden, und es stehen jetzt 68 verschiedene Sprachen für die Ansprache zur Verfügung.
  • Der dritte und vielleicht faszinierendste Aspekt ist die Berichterstattung in Echtzeit. Die internen Funktionen von Excel oder Power BI sind nützliche Methoden. Die Daten erhalten Sie in Echtzeit. Sie können jederzeit Zwischenergebnisse präsentieren. So ist eine schnelle Reaktion möglich.

Keine Fehler bei der Datenübermittlung oder nachträglicher Dateneingabe

Fehler bei der Datenübermittlung oder gar bei der manuellen Dateneingabe werden durch direkt online ausgefüllte Fragebögen ausgeschlossen. Google Forms können Sie über Ländergrenzen hinweg nutzen, denn Sie können Ihr Formular für mehrere Sprachen anpassen.

Hinweisen möchte ich auf die Möglichkeit der Integration in Office 365. Ich schätze die Möglichkeiten der Integration von Forms in Microsoft Flow, Power BI, OneDrive oder vielleicht auch Microsoft Teams.

PS:

Wollen Sie eine Umfrage- oder ein Eingabeformular umsetzen und haben selbst keine Zeit dazu? Schreiben Sie mir, ich setze es nach dem Briefing für Sie um.

 

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